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新竹縣芎林鄉公所檔案開放應用作業要點(109年修訂)


新竹縣芎林鄉公所檔案開放應用作業要點

                                   中華民國10912月9日鄉長核定通過

ㄧ、新竹縣芎林鄉公所(以下簡稱本所)為辦理檔案法第十七條規定申請閱覽、抄錄或複製(以下簡稱應用)本所檔案,特訂定本要點。

二、本要點所稱檔案之範圍,指由本所永久保存或定期保存尚未依法定程序核准銷毀之文字或非文字資料及其附件檔案,尚未依檔案管理程序歸檔之文件不適用之。

三、申請應用檔案,應詳閱本要點,並至機關檔案目錄查詢網(https://near.archives.gov.tw),查詢檔案名稱及檔號後,使用公布於本所全球資訊網之應用檔案申請書(附件一)向本所提出申請。

四、申請人填具申請書後,得親自持送或書面通訊方式送達本所申請應用檔案。未成年人應由其法定代理人代為申請。應用檔案以提供複製品為原則,有使用原件之必要者,應於申請書敘明其事由。

五、申請人向本所申請應用檔案時,經本所審核有檔案法第十八條、行政程序法第四十六條第二項或政府資訊公開法第十八條第一項各款情形之一者,本所得拒絕其申請。

六、申請人向本所提出應用檔案之申請,應由本所總收文掛號後分文檔案室,經檔案室審視申請文件是否完備後,將申請書併同審核通知書(附件二)送業務單位依法審核並陳核權責長官後,於十五日內將審核結果移送檔案室以本所名義據以通知申請人。

七、本所對於應用檔案申請之准駁,自受理之日起算十五日內以書面敘明理由通知申請人。必要時,得予延長,但延長時間不得逾十五日。

八、申請應用檔案文件不備,經通知申請人補正者,申請人應於七日內補正,不能補正或逾期不補正者,逕行駁回其申請,申請人有提出補正資料者,自補正之日重新起算三十日處理期間。

九、提供應用之檔案,如其中ㄧ部份有必要限制公開者,應僅就其他得公開部份提供之。

十、申請人應於收受通知核准檔案應用公文之日起三十日內至本所應用檔案,並預先於三日前與本所檔案室聯絡以資準備;應用檔案時,應出示審核通知書、備有本人照片之身分證明文件或委託他人辦理委任書(附件三),依規定填寫檔案應用簽收單(附件四),完成登記程序後,由本所派員導引至檔案室辦理檔案應用,必要時得通知業務單位派員協助申請人應用檔案。

十一、申請人身分證明文件於應用檔案期間,由本所暫時保管,俟應用完畢繳費後歸還。申請人進入檔卷應用處所,應注意下列事項:

  ()、禁止飲食、吸菸、大聲喧嘩。

  ()、不得破壞環境整潔。

  ()、禁止攜帶原子筆、毛筆等易塗損檔卷之工具。

  ()、抄寫檔卷時,以使用鉛筆、可攜式電腦或可攜式媒體為限。

  ()、禁止攜帶私人物品。

  ()、禁止擅自接用電源及連接本所網路系統。

  ()、本所提供應用之器材須妥慎維護,不得破壞。

十二、檔案應用完畢,檔案室人員應當場檢視歸還檔案之完整性及是否有下列不當破壞情形,如發現有法令規定不當使用之情形,業務單位指派人及檔案室人員應立即停止其應用檔案,如涉及刑事責任,由本所移送檢察機關偵辦:

  ()、添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

  ()、拆散已裝訂完成之檔案。

  ()、以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

十三、申請人於檔案應用完畢歸還後,應依檔案管理局訂定檔案閱覽抄錄複製收費標準(附件五)繳納費用;其另需提供郵寄服務者,郵遞費用以實支數額計算,每次並加收處理費用新臺幣五十元。

        前項之收費,由本所開立收據,申請人憑收據向檔案室領取檔案複製品及身分證明文件,其申請以檔案複製品郵寄服務者,於通知申請人以現金袋或郵政匯票寄送本所後,將檔案複製品郵寄申請人。

十四、本要點所需書面文件表格,由本所自行定之。

十五、本所開放應用檔案時間為星期一至星期五上午九時至十二時、下午ㄧ時三十分至四時三十分,例假日及國定假日不開放。

十六、本要點經鄉務會議通過送鄉長核定後實施,修正時亦同。

pdf 附件一檔案應用申請書pdf  164.87K  點閱圖案27
pdf 附件二檔案應用申請審核表pdf  139.57K  點閱圖案14
pdf 附件三委任書pdf  106.3K  點閱圖案8
pdf 附件四檔案應用簽收單pdf  146K  點閱圖案5
pdf 檔案閱覽抄錄複製收費標準pdf  214.77K  點閱圖案7
pdf 受理檔案應用申請作業流程圖pdf  119.88K  點閱圖案6
pdf 新竹縣政府及所屬機關可攜式資訊設備及儲存媒體管理要點pdf  129.52K  點閱圖案6
doc 附件一檔案應用申請書doc  53.5K  點閱圖案11
doc 附件二檔案應用申請審核表doc  57.5K  點閱圖案6
doc 附件三委任書doc  31K  點閱圖案10
doc 附件四檔案應用簽收單doc  62.5K  點閱圖案5
doc 檔案閱覽抄錄複製收費標準doc  77K  點閱圖案5
doc 受理檔案應用申請作業流程圖doc  38K  點閱圖案7
2020-12-17
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